책소개

문서작성 최소원칙 - 기획서 보고서 제안서 글쓰기

『문서작성 최소원칙』은 기획서, 보고서, 제안서 등의 문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙은 단순하다. 문서를 작성하는 이유를 분명히 알아야 하고 간결하되 깊이 있는 내용으로 써야 한다. 회사에서는 말보다 글로 하는 커뮤니케이션을 더 선호한다. 말보다는 글이 더 정확하기 때문이다. 비즈니스가 복잡해질수록 문서와 기록의 중요성은 부각된다. 직장인들은 하루 일과 중 상당한 시간을 문서를 작성하는 데 쓴다. 인터넷, 인트라넷, 스마트폰 메신저, 업무용 메신저, SNS 등 계속해서 무언가를 쓰면서 소통한다. 커뮤니케이션 툴이 다양해지면서 글쓰기 비중은 계속 커지고 있다.

이 책은 직장인들이 보고서, 기획서, 제안서를 쓸 때 지켜야 하는 원칙들을 이해하기 쉽게 설명한다. 이 책에서 설명하는 문서작성 최소원칙만 지켜도 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다.

저자소개

목차

Part 1 비즈니스 문서를 간결하게 써야 하는 이유

· 정보 과잉 시대에 단순해지기를 원하는 사람들
더 많은 일을 하기 위해서 시간을 관리한다 / 3분마다 다른 생각을 하는 직장인들 / 멀티태스킹의 시대는 가고 단순함과 간결함의 시대가 왔다 / 미니멀리즘과 미니멀리스트
· 레스 이즈 모어
간결할수록 더 많은 내용을 전달한다 / 간결함 VS 있어 보이는 모양 / 가벼운 간결함과 깊은 간결함 / 디지털 리터러시 스킬
· 무수히 많은 정보와 가치 있는 정보
두 마리 토끼를 쫓지 마라 / 가장 중요한 일에 집중한다 / 한 번에 하나의 정보에 집중한다 / 무수히 많은 정보는 선택을 포기하게 만든다 / 찾기 쉬운 정보는 가치가 낮다 / 현장의 소리를 문서에 담자 / 문서를 작성하는 이유를 이해하자
· 쉽게 표현하자
문서를 보는 사람의 눈높이에 맞춘다 / 쉬운 영어 쓰기 운동 / 읽기 쉬운 보고서가 좋은 보고서다
· 쉬운 언어 쓰기 운동
읽기 어려운 문서가 사람을 죽인다 / 쉬운 언어로 문서를 작성해야 하는 이유
· 읽고 싶은 동기를 유발하자
비즈니스 문서에 동기유발 시퀀스를 적용하자 / 결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다
· 최종 목표는 아이디어를 명확하게 전달하는 것
맞춤법은 중요하지만 전부는 아니다 / 명확한 내용이 먼저고 문장·맞춤법은 그 다음이다 / 좋은 글과 나쁜 글의 기준
· 비즈니스 문서에 대한 사소한 오해들
서식만 채워 넣는 건 비즈니스 문서가 아니다 / 감성적으로 써야 하는 비즈니스 문서도 있다 / 너무 짧으면 무례하고 너무 길면 지루하다
· 세계 명문 대학의 글쓰기 수업
대학에 입학한 후에 배우는 학문적인 글쓰기 / 엄청난 양의 글을 써야 하는 하버드대학 학생들 / 스탠포드대학의 글쓰기와 수사학 프로그램 / 예일대학의 글쓰기 자격 요건 과정
· 명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다
글쓰기 능력으로 직원을 평가하는 글로벌 기업들 / 비즈니스 문서작성은 절대로 어렵지 않다

Part 2 비즈니스 문서를 작성할 때 알아야 하는 것들

· 전문가들은 페이퍼 워크에 능하다
회사에서 작성하는 문서의 종류 / 문서로 남기면 더 정확하다
· 비즈니스 문서를 쓰는 목적을 먼저 생각하자
문서의 목적에 맞는 오피스 프로그램을 사용하자
· 파워포인트가 전부는 아니다
현대카드의 PPT 금지령 / 비즈니스 문서를 작성하는 과정
· 비즈니스 문서는 결론부터 쓴다
핵심 메시지·결론을 먼저 보여준다 / 결론을 먼저 보여주면 메시지 전달 효과가 크다 / 결론을 앞·뒤에서 두 번 보여주는 양괄식의 장점 / 결론을 마지막에 보여주는 문서도 있다
· 비즈니스 문서작성에 필요한 메모의 기술 
메모는 유능한 기획자들의 공통적인 습관 / 낙서처럼 하는 메모도 효과가 있다
· 읽는 사람에게 충실해야 좋은 비즈니스 문서다
비즈니스 문서의 목적과 대상 / 문서를 읽는 사람의 입장에서 작성한다 / 읽는 사람에 따라 달라지는 문서의 형식과 문체

Part 3 비즈니스 문서에서 지켜야 하는 문법

· 비즈니스 문서의 목적과 내용
문서를 작성하는 이유를 기억하자 / 문서를 작성하는 궁극적인 목적
· 좋은 비즈니스 문서의 조건
문서를 잘 쓰면 작성자도 높게 평가된다 / 짧은 문장이 이해하기 쉽다 / 읽는 사람이 이해하기 쉬운 문서가 좋은 문서다
· 비즈니스 문서의 문장과 표현 방식
누구나 이해할 수 있는 문장과 표현 / 문서를 읽는 사람에게 맞춘 표현 방식 / 설명·설득을 위한 문서의 표현방식과 구성요소 / 개조식 표현과 서술형 표현의 장단점
· 보고서에서 사실과 의견의 구분
사실과 의견을 표현하는 방법 / 문서를 읽는 사람의 이익을 핵심 메시지로 정한다
· 제목만 보고도 내용을 알 수 있어야 한다
주의를 집중시키는 제목 / 중요한 문서, 시급한 문서, 읽고 싶은 제목의 문서부터 본다 / 제목·부제에서 키워드를 보여준다
· 비즈니스 문서에서 지켜야 하는 표현 규칙
공식적인 문서에는 존댓말을 사용하지 않는다 / 숫자는 아라비아 숫자로, 단위는 영문으로 표기한다 / 비즈니스 문서를 구성하는 세 가지 요소 / 비즈니스 문서의 번호 코드 계층 표시 / 계층을 표시하려면 짧은 문장으로 써라
· 설득하는 비즈니스 문서작성에 적용하는 6가지 법칙
비즈니스 문서 작성의 제1원칙 ‘정확하게 표현하기’ / 구체적인 설명이 설득력을 높인다
· 비즈니스 문서에 시각자료를 이용하는 방법
설명보다 그래프가 효과적일 때가 있다 / 의견·주장에는 수치로 표현된 자료를 보여준다 / 시각화 자료의 종류 / 단순하게 표현한 시각자료가 더 효과적이다
· 의사소통을 위한 문서와 문제해결을 위한 문서
업무 성격에 따른 문서의 종류 / 의사소통을 위한 비즈니스 문서 / 문제해결을 위한 비즈니스 문서

Part 4 보고서 작성하기

· 보고서의 핵심은 앞으로의 계획이다
내용을 구상하고 자료를 조사한 다음 쓴다 / 앞으로 어떻게 할 것인지가 보고서의 핵심이다
· 상사가 좋아하는 보고서와 싫어하는 보고서
상사가 싫어하는 보고서의 유형 / 상사가 좋아하는 보고서의 유형
· 보고서를 읽는 사람에 대한 분석
이 보고서를 누가 읽을 것인가 / 독자를 분석하면 핵심이 명확해진다 / 기계적으로 작성한 보고서에는 핵심이 없다
· 보고서의 유형은 목적에 따라 달라진다
보고서의 세 가지 유형 / 보고서 유형에 따른 내용 구성 / 보고서 작성한 다음 상사의 질문에 대비한다
· 자주 쓰는 보고서
보고서의 여러 가지 기능 / 마케팅 활동 결과와 거래처 담당자 미팅 내용의 보고 / 일일업무보고서·주간업무보고서와 월간업무보고서
· 보고서 작성의 세 가지 원칙
핵심 메시지를 분명하게 보여준다 / 정량적 표현을 사용한다 / 논리적인 흐름에 따라 작성한다
· 6하 원칙과 MECE
논리적인 보고서를 만드는 도구 / 논리적인 보고서는 차례부터 다르다
· 결과보고·중간보고·문제보고·변동사항보고
결과보고와 중간보고 / 문제보고와 변동사항보고

Part 5 기획서 작성하기

· 기획력은 기업을 만들고 유지하는 힘이다
기획서의 핵심 메시지는 개선방안·문제해결방안 / 기획과 계획의 차이 / 논리적인 기획과 합리적인 기획 / 설득적인 기획과 차별화된 기획
· 기획서 작성을 위한 정보수집과 발상
정보 수집보다 정보 선택이 중요해진 시대 / 기획서는 항상 최근 상황을 반영한다 / 아이디어를 완성하는 발산적 사고와 수렴적 사고 / 아이디어 발산이 끝나면 아이디어 수렴을 시작한다
· 알고 있지만 실천하기 어려운 자료 수집
자료의 신선도가 중요하다 / 숫자가 들어간 자료가 중요하다
· 기획서 작성에 필요한 아이디어 발상과 정리
기발한 아이디어는 끊임없는 발상에서 나온다 / 브레인스토밍과 브레인라이팅 / 아이디어를 정리하는 방법 / 알렉스 오스본의 체크리스트법
· 기획서 작성에 필요한 컨셉과 프레임워크
컨셉을 개발하는 프로세스 / 컨셉이 분명하면 기획의 방향도 분명해진다 / 컨셉을 분명하게 만드는 프레임워크
· 고쳐 쓸수록 완성도가 높아지는 기획서
기획서는 처음부터 끝까지 쓴 다음 고친다 / 기획서를 작성하는 순서 ‘Plan-Do-See’ / 서식을 지키는 것은 기본 중의 기본 / 기획서 리뷰와 분석 그리고 사후관리

Part 6 제안서 작성하기

· 제안서 작성의 시작은 제안요청서(RFP) 분석
제안 설명회 참가와 제안요청서 검토 / 입찰여부는 신중하게 판단한다 / 제안요청서에서 검토해야 하는 항목
· 제안서는 ‘전략적’으로 작성한다
배점이 높은 평가항목에 집중한다 / 경쟁력을 입증하는 자료를 시각적으로 구성한다
· 제안서의 핵심은 ‘클라이언트가 얻는 이익’
클라이언트의 이익에 초점을 맞춘다 / 제안서를 작성할 때 저지르는 7가지 실수
· 제안서의 적정 분량과 편집·퇴고
제안서에는 꼭 보여줘야 하는 내용만 담는다 / ‘10/20/30 파워포인트 법칙’을 적용한다 / 제안서를 작성한 후에 확인할 것들